Tous les comptes rendus ne répondent pas au même besoin. Certains visent l’exhaustivité tandis que d’autres privilégient la lisibilité, la rapidité de lecture ou le suivi des décisions. Il n’existe pas un format idéal mais des formats adaptés à des usages distincts.
Le choix du bon niveau de restitution dépend de la finalité du document. S’agit-il de conserver une trace détaillée des échanges ? d’éclairer précisément des débats sensibles ? D’être diffusé et de permettre aux salariés de prendre rapidement connaissance des décisions essentielles ?
Les formats des comptes rendus sont généralement exprimés en nombre de pages par heure de réunion, avec une page qui correspond par convention à 410 mots. Cette référence permet de comparer les niveaux de restitution sans dépendre de la mise en page, de la police de caractères ou d’autres choix de présentation.
Les formats « longs »
La transcription
La transcription (18 à 22 pages par heure de réunion) reprend les propos dans leur continuité la plus proche possible. Si elle offre une restitution très complète,: elle produit des documents longs, difficiles à diffuser et peu propices à une lecture rapide. Dans un cadre ordinaire, ce niveau de détail excède fréquemment le besoin réel.
Le compte rendu exhaustif
Le compte rendu exhaustif (12 à 15 pages par heure) conserve l’intégralité ou la quasi-intégralité des interventions, tout en les rendant plus lisibles grâce à un travail de reformulation. Il permet de suivre les débats avec précision et de conserver une trace précise et complète des échanges.
Ce format est adapté aux sujets sensibles, techniques ou susceptibles d’avoir des suites contentieuses. En contrepartie, il demeure volumineux.
Le compte rendu révisé
Le compte rendu révisé (8 à 10 pages par heure) opère un premier resserrement. Il allège les répétitions, supprime les scories de l’oral et restitue les échanges dans une forme plus ordonnée. Le lecteur y gagne en confort, sans que la substance des débats disparaisse.
Ce format est une solution intermédiaire solide. Dans des réunions longues ou chargées, il peut néanmoins aboutir à des documents encore imposants pour une diffusion large aux salariés.
Les formats synthétiques
C’est dans ces formats (6 pagespar heure et moins) que le rôle propre du rédacteur apparaît avec le plus de netteté. La synthèse exige un travail rédactionnel rigoureux.
La synthèse standard
La synthèse standard (5 à 6 pages par heure) est un format équilibré, qui restitue sérieusement les échanges sans sacrifier la lisibilité. Les questions importantes, les arguments avancés, les réponses apportées, les votes, les réserves et les décisions y trouvent leur place. Les redites, les digressions et les détails sans véritable portée sont écartés.
La synthèse brève
La synthèse brève (3 à 4 pages par heure) privilégie la rapidité de lecture. Elle se concentre sur les décisions prises, les positions principales, et les éléments directement utiles.
La note de synthèse
La note de synthèse (2 pagespar heure) vise l’efficacité immédiate. Les points traités, les arbitrages retenus, les décisions prises et les éléments les plus saillants y sont présentés de façon ramassée.
Pourquoi limiter les prestations proposées aux formats synthétiques ?
Ce sont les formats où la valeur ajoutée du rédacteur est la plus intéressante. Les documents produits conservent une trace sérieuse des débats tout en restant accessibles aux lecteurs extérieurs à la réunion. Les format plus développés peuvent rassurer par leur densité mais il perdent en lisibilité et en efficacité.
Limiter la restitution aux formats synthétiques ne revient donc pas à réduire le contenu et la qualité du document. L’objectif est au contraire de livrer des documents à la fois fidèles aux échanges et relativement rapides à lire et faciles à diffuser. C’est là le vrai défi du métier de rédacteur.